Quando se quer conquistar algo novo, automaticamente se pensa no resultado, e em desfrutar dele de maneira rápida. Mas o ponto principal para chegar até esse objetivo é não se esquecer que uma grande quantidade de processos devem ser seguidos à risca.
Pensando no bem da empresa, dos seus colaboradores e também no seu crescimento dentro do mercado, é vital realizar uma gestão eficaz de cada processo a ser feito.
Essa organização é o que permitirá ao negócio funcionar bem sem sobrecarregar os colaboradores, permitindo o cumprimento dos prazos, desenvolvimento de projetos bem-avaliados e ainda conseguir bons resultados para a empresa.
MAS AFINAL, O QUE SÃO PROCESSOS INTERNOS?
Processos internos são a maneira como uma empresa executa demandas rotineiras, desde a chegada de um novo cliente até o desenvolvimento de um projeto. Fazer uma organização detalhada para realizar algo é a essência de uma boa gestão, e isso exigirá um roteiro de como determinada tarefa será executada.
Após ter muito bem definido o script de cada tarefa, a ordem do que deve ser feito e de que maneira esse trabalho deverá ser realizado se torna mais fácil para qualquer um que vá executá-la.
Questões como quanto tempo se leva, por quais níveis de aprovação passa, quais ferramentas são utilizadas e todo o detalhamento relacionado à demanda em questão devem estar inclusos nessa fase de definição.
COMO CONDUZIR A GESTÃO DESSES PROCESSOS
A gestão de processos é o que garante que eles serão feitos da maneira certa. Além de ser necessária, sua existência é o que permite o monitoramento da repetição com qualidade.
Quando esse trabalho é bem executado, é possível atestar a forma adequada de obter bons resultados, de gerar relatórios mais incisivos e com sugestões e ideias para novas testagens.
ERROS QUE QUALQUER GESTÃO DEVE EVITAR.
Definir, organizar e concretizar os processos internos não precisa ser uma tarefa complexa. Basta entender como funciona o trabalho na empresa, otimizar a execução e distribuir bem as tarefas.
Pontuamos a seguir os principais erros de gestão provocados pela ausência de definição de processos internos:
- Excesso de reuniões: reuniões que poderiam ser resolvidas com um e-mail acontecem por deficiência nos processos internos. Então, não marque bobeira pois, essas reuniões retiram da equipe um tempo precioso de produção.
- Incapacidade de desenvolver talentos internos: as equipes que não têm processos internos definidos não conseguem se desenvolver, nem com capacitação, porque não sabem exatamente suas funções. Em consequência, não conseguem aprimorar suas atividades;
- Ausência de planejamento: sem processos internos definidos, é muito difícil traçar estratégias eficientes para atingir os objetivos propostos. Por este motivo, é impossível ter um planejamento para que o negócio cresça;
- Formalização de procedimentos: sem processos não há procedimentos ou padrões de execução. Por isso, não é possível documentar os fatores que influenciam nos resultados esperados das atividades dos colaboradores;
- Evasão de colaboradores: a dificuldade de trabalhar sem processos bem definidos pode levar os profissionais à desmotivação, o que interfere na satisfação e na retenção da equipe;
- Falha na comunicação: um dos gargalos mais comuns no fluxo de trabalho são os erros de comunicação, que provocam atrasos, retrabalho e despesas desnecessárias.
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DOS PROCESSOS INTERNOS
A definição de processos internos traz muitos benefícios para um negócio, pois está especialmente conectada com a alta produtividade, integração entre equipes, diminuição de riscos, mais agilidade na tomada de decisões
e principalmente atrelada a redução de custos.