Na sociedade conectada e tecnológica que vivemos é quase impossível imaginar qualquer empresa, seja qual for seu porte, operando e realizando uma gestão administrativa ou financeira eficiente sem o uso de tecnologia, não é mesmo? Ainda mais quando já se é comprovado que as tecnologias digitais aumentam em cerca de 22% a produtividade de micro, pequenas e médias empresas.
E essa alta na incorporação de tecnologias no ambiente de trabalho deve progredir cada vez mais: um balanço feito pela McKinsey apontou que 80% das corporações devem dar continuidade ou aumentar seus investimentos com tecnologias de automação que possibilitam a redução de custos e o aumento da produtividade.
Vantagens do uso de tecnologia no setor administrativo
Além de aumentar os níveis de produtividade das empresas e dos setores vitais que as mantém em pleno funcionamento, como administrativo e financeiro, adotar tecnologias na rotina dos colaboradores traz uma série de importantes benefícios:
- Melhora a comunicação e a integração das equipes, a partir do uso de softwares de comunicação que centralizam informações relevantes e permitem a criação de grupos com colaboradores. Além disso, aplicativos de reuniões virtuais imprimem agilidade e maior interatividade em tempos de trabalho remoto.
- Melhora a gestão administrativa e permite identificar falhas com mais rapidez, a partir do uso de softwares de planejamento e monitoramento que detectam, de maneira rápida e eficaz, demandas urgentes, atrasos e perdas de prazos. Com eles é possível criar cronogramas compartilhados com os colaboradores, delegar funções e acompanhar quais tarefas estão sendo executadas e a evolução destas.
- Proporciona maior mobilidade e agilidade para os colaboradores, ao permitir edições e atualizações de informações em tempo real, em qualquer lugar, a partir de ferramentas que utilizam tecnologia em nuvem, otimizando os processos cotidianos, e agilizando tarefas.
- Ajuda a reduzir custos empresariais. Com a tecnologia digital certa, as empresas podem poupar investimentos em mão de obra desnecessária, despesas com compra de hardwares e manutenção. Assim fica mais fácil, também, economizar em certas áreas e investir em outras de maneira estratégica.
- Otimiza tempo, tanto do cliente, quanto dos colaboradores, com o uso de chatbots que podem ser aplicados em sites e nas redes sociais da empresa, possibilitando uma resposta instantânea pré-programada para perguntas básicas e padrões.
Ajuda na fidelização e na prospecção de clientes. Softwares de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) são programas que atuam no gerenciamento de dados de atuais e potenciais clientes. Essas informações possibilitam uma melhora na interação e na fidelização destes, além de otimizar o fluxo de vendas.
5 dicas para aumentar a produtividade do time administrativo usando tecnologia
Uma parte fundamental para o bom funcionamento e sucesso de um negócio, o setor administrativo muitas vezes se encontra sobrecarregado mediante tantas demandas. Afinal, é ele o responsável por gerenciar as demais áreas de uma empresa, tomar decisões e traçar estratégias para que metas sejam alcançadas.
Para fazer com que esse setor-base possa exercer suas funções da melhor maneira possível, é imprescindível a adoção de tecnologias para melhorar o serviço prestado e tornar a rotina dos profissionais administrativos mais leve.
Confira a seguir 5 dicas para aumentar a produtividade do time administrativo usando tecnologia.
1. Saiba a responsabilidade de cada colaborador
Faça um balanço de todas as atividades realizadas na empresa e quem são os colaboradores responsáveis por elas. Deixe claro para toda a equipe quem é encarregado do quê. Para isso, aposte em plataformas como o Trello ou o Slack, que oferecem uma perspectiva compartilhável de todos os projetos e atividades que estão sendo feitos.
2. Planeje viagens corporativas com alguns cliques
Para planejar, armazenar dados, criar cronogramas de viagens compartilháveis e cuidar da gestão de reembolsos, já existem no mercado softwares e aplicativos gratuitos capazes de realizar todas essas funções de modo eficiente e com apenas alguns cliques.
3. Aposte em softwares de gestão
Há, particularmente, dois softwares que farão toda a diferença na rotina administrativa da sua empresa. Um deles, chamado de CRM (Customer Relationship Management), é um sistema de vendas que registra e organiza todos os pontos de contato que um consumidor tem com o vendedor de uma empresa. Além disso, ele possibilita fazer abordagens mais eficientes na hora de vender algum produto ou serviço, já que armazena todo o histórico do cliente potencial.
Já o outro, chamado de Enterprise Resource Planning (ERP), significa Planejamento de Recursos Empresariais. Com esse software é possível melhorar a gestão empresarial, automatizando os processos e integrando as atividades de vendas, finanças, contabilidade, fiscal, estoque, compras, recursos humanos, produção e logística.
4. Faça chamadas de vídeo – mas não exagere
A comunicação é fundamental para manter uma boa relação entre gestores e colaboradores. Por isso, usar tecnologia é uma boa maneira para se comunicar de maneira objetiva e clara, principalmente nos tempos atuais, onde o home office vem ganhando cada vez mais adeptos. Algumas das ferramentas mais usadas são: Zoom, Skype e Hangout.
Mas lembre-se: marque reuniões virtuais apenas quando necessário. Caso contrário, o efeito será negativo, resultando em tempo perdido e acúmulo de tarefas.
5. Use a tecnologia para engajar e capacitar
Já ouviu falar em gamificação? A diversão pode tornar o trabalho mais prazeroso e produtivo, e é justamente isso o que esse conceito se propõe a fazer: utilizar técnicas e estratégicas com um toque dos games.
Jogos empresariais vêm sendo muito utilizados como uma estratégia para alcançar melhores resultados, engajar equipes, realizar treinamentos e capacitar colaboradores. funcionários. Um bom exemplo de gamificação corporativa é criar um jogo online de perguntas e respostas para testar os conhecimentos da equipe sobre um novo produto/serviço, ou, ainda, estipular uma meta de vendas e oferecer uma premiação atrativa.
Agora que você sabe as vantagens de usar tecnologia no ambiente corporativo e algumas possibilidades de como aplicá-la no setor administrativo da sua empresa, não deixe de ler como ela pode ajudar na gestão de pessoas da sua empresa.
